Análise do Trello: Será esta a ferramenta de gestão de projetos certa para a sua empresa?

O Trello aparece em quase todas as listas das «melhores ferramentas de gestão de projetos», e por boas razões. Tem um aspeto visual simples, é rápido de configurar e é gratuito para começar. Mas a verdadeira questão que ouvimos de fundadores, profissionais de marketing e equipas de operações não é «o que é o Trello?». É «será que vai realmente dar conta do recado quando a minha equipa crescer, os meus projetos se tornarem mais complexos ou o meu fluxo de trabalho precisar de mais do que notas adesivas num ecrã?» Dedicámos tempo a analisar a ferramenta em diversos casos de utilização, desde freelancers a trabalhar sozinhos, passando por pequenas agências e equipas de comércio eletrónico em crescimento, para que possa evitar as suposições e tomar uma decisão adequada ao seu negócio.

O que é o Trello e como funciona?

O Trello é uma ferramenta visual de gestão de projetos baseada no método Kanban, um sistema originalmente desenvolvido na indústria japonesa para acompanhar o trabalho à medida que este avança pelas diferentes fases. No caso do Trello, isso traduz-se em quadros, listas e cartões: três elementos básicos que permitem ver o estado de qualquer projeto num relance.

Cria-se um quadro para um projeto ou equipa. Dentro desse quadro, adicionam-se listas (normalmente colunas como «A fazer», «Em curso» e «Concluído»). Cada tarefa fica dentro de um cartão, que arrasta pelas listas à medida que o trabalho avança. Essa simplicidade do arrastar e largar foi o que tornou o Trello famoso quando a Fog Creek Software o lançou em 2011. A Atlassian adquiriu-o em 2017 por 425 milhões de dólares, um sinal de quão integrado se tinha tornado nos fluxos de trabalho das equipas.

Atualmente, o Trello conta com mais de 50 milhões de utilizadores registados. Funciona no navegador, em computadores e em dispositivos iOS e Android. É utilizado por equipas de marketing, design, desenvolvimento de software e operações. A curva de aprendizagem é praticamente nula. Se já alguma vez utilizou uma lista de tarefas física ou um quadro de post-its, já compreende o modelo mental.

Para uma análise mais aprofundada sobre como o Trello se posiciona no âmbito da família de produtos da Atlassian, a nossa análise dos produtos da Atlassian aborda o contexto do ecossistema que vale a pena conhecer antes de se comprometer.

Principais funcionalidades do Trello

Quadros, listas e cartões

A experiência básica do Trello é deliberadamente minimalista, e isso constitui tanto o seu ponto forte como a sua limitação. Um quadro é a base do seu projeto. As listas são as etapas pelas quais o seu trabalho passa. Os cartões são tarefas individuais e contêm uma quantidade surpreendente de detalhes: datas de vencimento, membros atribuídos, listas de verificação, anexos, comentários, etiquetas e imagens de capa.

Os cartões podem conter descrições completas de tarefas, discussões com comentários dos clientes ou listas de verificação rápidas para processos recorrentes. Pode marcar um cartão para receber notificações sempre que houver alterações. Pode copiar cartões como modelos, o que poupa tempo em fluxos de trabalho repetitivos. E a interface de arrastar e largar funciona com a mesma fluidez tanto no telemóvel como num monitor de 27 polegadas.

Para as equipas que preferem uma visualização em calendário, uma linha do tempo ou um formato de tabela em vez do quadro Kanban, o Trello oferece essas opções como visualizações adicionais, embora a maioria delas esteja disponível apenas nos planos pagos. O nosso guia passo a passo sobre como começar a usar o Trello explica como configurar o seu primeiro quadro do zero, caso pretenda um tutorial prático a acompanhar esta análise.

Funcionalidades adicionais e integrações

Os Power-Ups são a versão do Trello dos plugins. Eles ampliam as funcionalidades de um quadro, ligando-o a ferramentas externas ou desbloqueando novas funcionalidades. Os utilizadores gratuitos têm acesso ilimitado aos Power-Ups (nem sempre foi assim; o Trello alargou o acesso em 2019, após os utilizadores terem manifestado o seu descontentamento com o limite de um único Power-Up).

Entre os power-ups mais populares estão:

• Slack – receba as transações do cartão diretamente num canal do Slack
• Google Drive – anexar ficheiros do Drive e pré-visualizar documentos dentro de um cartão
• Zapier – liga o Trello a centenas de outras aplicações sem precisares de escrever código
• Jira – vincule cartões do Trello a tarefas do Jira para equipas que utilizam ambas as ferramentas
• Calendário – apresentar as datas de vencimento dos cartões numa vista de calendário mensal

Para as equipas de desenvolvimento, o Power-Up do GitHub no Trello associa os pull requests e os commits a cartões, facilitando o acompanhamento das alterações no código em paralelo com o progresso das tarefas. Os programadores que pretendem compreender como as equipas utilizam o Trello em conjunto com os fluxos de trabalho de controlo de versões costumam abordar esse tema no Stack Overflow, onde abundam tópicos sobre integrações reais do Trello.

A gama de integrações é vasta. Quer pretenda ligar o Trello a um CRM, a uma ferramenta de e-mail ou a um calendário de conteúdos, há quase sempre um Power-Up ou um fluxo do Zapier que faz a ligação.

Preços do Trello: Planos gratuitos vs. planos pagos

O Trello funciona com um modelo freemium com quatro níveis: Gratuito, Standard, Premium e Enterprise.

O plano Gratuito oferece-lhe cartões ilimitados, até 10 quadros por espaço de trabalho, Power-Ups ilimitados e automação básica através do Butler (o motor de automação integrado do Trello). Para utilizadores individuais ou pequenas equipas que estão a dar os primeiros passos, o plano Gratuito cobre a maioria das necessidades.

O plano Standard (5 $ por utilizador por mês, cobrado anualmente) elimina o limite de 10 quadros, inclui campos personalizados, listas de verificação avançadas e 250 ações automatizadas por mês por espaço de trabalho. É a escolha certa quando a sua equipa estiver a utilizar ativamente o Trello em vários projetos.

O plano Premium (10 $/utilizador/mês, cobrado anualmente) é onde o Trello se destaca significativamente. Obtém-se vistas adicionais do quadro (Linha do tempo, Calendário, Tabela, Painel de controlo e Mapa), automatização ilimitada e controlos de administração. Este é o plano de que a maioria das equipas em crescimento necessita, caso pretendam que o Trello acompanhe o seu crescimento.

O preço do plano Enterprise começa em 17,50 $ por utilizador por mês para 50 utilizadores e diminui por utilizador à medida que a equipa cresce. Inclui controlos a nível da organização, funcionalidades de segurança e permissões de convidados para vários painéis, o que é relevante para agências de maior dimensão ou empresas com requisitos de conformidade.

Os preços são competitivos em comparação com ferramentas como o Asana e o Monday.com, embora essas plataformas ofereçam mais funcionalidades prontas a usar por preços semelhantes. Para as equipas de comércio eletrónico que estão a avaliar a gestão de projetos como parte de uma estrutura operacional mais ampla, o blogue da BigCommerce sobre fluxos de trabalho em equipa fornece algumas informações úteis sobre a forma como as equipas operacionais costumam avaliar estas ferramentas.

Prós e contras do Trello

Nenhuma ferramenta é perfeita para toda a gente. Aqui está uma análise sincera dos pontos fortes e dos pontos fracos do Trello.

Prós:

• Integração rápida. A maioria das pessoas aprende a usar o Trello em poucos minutos. Não é necessária qualquer formação, e os modelos para fluxos de trabalho comuns (calendário de conteúdos, roteiro do produto, quadro de sprints) estão disponíveis na biblioteca de modelos desde o primeiro dia.
• Clareza visual. A visualização Kanban oferece às equipas uma visão imediata e partilhada do estado de cada tarefa. Não é preciso vasculhar folhas de cálculo nem ficar à espera de atualizações de estado no Slack.
• Casos de utilização flexíveis. As equipas utilizam o Trello para calendários editoriais, integração de clientes, lançamentos de produtos, planeamento de eventos e processos de recrutamento. O formato baseado em cartões adapta-se a praticamente qualquer fluxo de trabalho que lhe seja aplicado.
• O plano gratuito é realmente útil. Ao contrário de algumas ferramentas em que a versão gratuita mal funciona, o plano gratuito do Trello oferece a experiência básica sem avisos constantes para fazer o upgrade.
• Automatização avançada. O Butler permite definir regras, gatilhos e comandos programados sem necessidade de código. Basta mover um cartão para «Concluído» e o Butler pode atribuir automaticamente uma tarefa de acompanhamento, enviar uma notificação e registar uma data, sem qualquer intervenção manual.

Contras:

• Funcionalidades de relatórios limitadas. O Trello não oferece análises aprofundadas nem visibilidade da carga de trabalho nos planos de nível inferior. Se precisar de gráficos de burndown, controlo de tempo ou planeamento de capacidade, terá de recorrer a um Power-Up ou a uma ferramenta diferente.
• Não foi concebido para dependências complexas. Tarefas com dependências em várias etapas, subtarefas aninhadas em vários níveis ou o acompanhamento do caminho crítico ao estilo Gantt não são o forte do Trello. O Jira ou o Asana lidam melhor com esse tipo de tarefas.
• As visualizações do quadro têm um custo. As visualizações de cronograma e painel são funcionalidades Premium. As equipas que perceberem que precisam de mais do que o quadro Kanban poderão sentir-se levadas a fazer o upgrade mais cedo do que o esperado.
• Pode tornar-se desorganizado rapidamente. Sem uma boa gestão dos painéis, os painéis do Trello ficam rapidamente sobrecarregados. Os cartões acumulam-se, as listas estendem-se para fora do ecrã e a clareza visual que tornava a ferramenta útil desaparece. É necessária disciplina, ou um responsável designado, para manter os painéis organizados.

A equipa de marketing da HubSpot escreveu sobre a forma como as equipas de conteúdo estruturam os quadros de projetos para os fluxos de trabalho editoriais e de campanhas, e o padrão que descrevem corresponde quase na íntegra ao tipo de configuração em que o Trello funciona bem: fases definidas, responsabilidades claras e tarefas de ciclo curto.

Quem deve usar o Trello?

O Trello é uma excelente opção para certas equipas e uma má escolha para outras. Eis como analisamos a situação.

O Trello é ideal para:

• Pequenas equipas e profissionais independentes que precisam de uma forma simples de acompanhar as tarefas, sem a complexidade de um pacote completo de gestão de projetos.
• Equipas criativas e de marketing que gerem calendários de conteúdos, lançamentos de campanhas ou entregas para clientes, em que o acompanhamento visual do progresso é mais útil do que os gráficos de Gantt.
• Startups e fundadores em fase inicial que precisam de algo rápido, gratuito e flexível antes de os seus processos estarem totalmente definidos.
• Agências que gerem projetos simples para clientes, nos quais cada cliente recebe um painel e as tarefas passam por etapas claras de revisão e aprovação.
• Equipas remotas e distribuídas que necessitam de uma visão partilhada e em tempo real do estado dos projetos, independentemente dos fusos horários.

O Trello não é a melhor opção para:

• Equipas de engenharia que gerem sprints complexos com um acompanhamento exaustivo das dependências, subtarefas e relatórios detalhados sobre a velocidade. O Jira, que abordamos na nossa visão geral do Loom e das ferramentas de produtividade, é mais adequado para esse público.
• Grandes empresas com fluxos de trabalho que exigem um elevado nível de conformidade, permissões avançadas para utilizadores e requisitos rigorosos em matéria de registo de auditoria, a menos que estejam inscritas no plano Enterprise.
• Equipas que precisam de funcionalidades nativas de controlo de horas ou de faturação integrada. O Trello não dispõe de nenhuma dessas funcionalidades sem os Power-Ups de terceiros.
• Organizações que precisam de uma ferramenta única para tudo. Se procura gestão de projetos, documentos, wikis e comunicação numa única plataforma, o Notion ou o ClickUp podem ser as melhores opções.

A resposta sincera é que o Trello é excelente a fazer bem uma coisa: proporcionar às equipas um quadro visual claro para fazer avançar o trabalho. No momento em que o seu fluxo de trabalho necessita de mais estrutura, mais relatórios ou integrações mais profundas, a questão passa a ser se os Power-Ups e a automação colmatam essa lacuna ou se uma ferramenta diferente se adequa melhor.

Conclusão

O Trello ganhou a reputação de ser uma das ferramentas de gestão de projetos mais acessíveis do mercado. É rápido, intuitivo e totalmente gratuito para começar; para equipas com fluxos de trabalho simples, costuma revelar-se útil durante anos sem que seja necessário fazer um upgrade.

Mas não é a resposta certa para todos. As equipas que lidam com dependências complexas, necessidades de relatórios detalhados ou permissões à escala empresarial vão rapidamente deparar-se com as limitações do Trello. O segredo é ser honesto quanto ao que a sua equipa realmente precisa, e não apenas ao que parece bem numa demonstração.

Se está a avaliar o Trello no âmbito de uma estrutura mais ampla de operações digitais, especialmente uma que inclua um site WordPress, um CRM ou uma plataforma de comércio eletrónico, teremos todo o prazer em ajudá-lo a analisar como estas ferramentas se interligam. Contacte a nossa equipa na Zuleika LLC e iremos planear tudo consigo.

Perguntas frequentes sobre o Trello

O que é o Trello e como funciona?

O Trello é uma ferramenta visual de gestão de projetos baseada no método Kanban. Utiliza quadros, listas e cartões para ajudar as equipas a acompanhar o trabalho ao longo das diferentes fases. Cria-se um quadro para um projeto, adicionam-se listas como fases do fluxo de trabalho e movem-se os cartões (tarefas) entre colunas através da função arrastar e largar. Está disponível na Web, em computadores, no iOS e no Android.

O Trello é gratuito para equipas pequenas?

Sim, o plano gratuito do Trello é verdadeiramente funcional — não é apenas uma amostra. Inclui cartões ilimitados, até 10 quadros por espaço de trabalho, Power-Ups ilimitados e automação básica do Butler. Para utilizadores individuais ou pequenas equipas com fluxos de trabalho simples, o plano gratuito costuma cobrir tudo o que é necessário, sem exigir uma atualização.

O que são os Power-Ups do Trello e quais são os mais úteis?

Os Power-Ups são o sistema de plugins do Trello, que permite ampliar os quadros com funcionalidades adicionais ou integrações de terceiros. Entre as principais opções destacam-se o Slack para alertas de atividade nos cartões, o Google Drive para anexos de ficheiros, o Zapier para automação sem código e a vista Calendário para acompanhamento de prazos. Os utilizadores gratuitos têm agora acesso ilimitado aos Power-Ups, na sequência da atualização da política do Trello em 2019.

Como se compara o Trello com o Asana e o Monday.com para equipas em crescimento?

O Trello é mais acessível e económico na versão básica, mas o Asana e o Monday.com oferecem mais funcionalidades integradas de relatórios, acompanhamento de dependências e visualizações avançadas sem restrições de acesso. O plano Premium do Trello (10 $/utilizador/mês) colmata algumas lacunas, mas as equipas que necessitem de análises aprofundadas ou de hierarquias de tarefas complexas poderão considerar que as ferramentas concorrentes são mais eficazes logo à partida.

Quando é que uma equipa deve considerar mudar do Trello para uma ferramenta mais avançada?

Considere mudar de plataforma quando a sua equipa precisar de subtarefas em vários níveis, mapeamento de dependências ao estilo Gantt, monitorização de tempo integrada ou um planeamento de capacidade robusto. O Trello não dispõe destas funcionalidades de forma integrada. As equipas de engenharia com necessidades complexas em termos de sprints costumam migrar para o Jira, enquanto as equipas que procuram uma plataforma multifuncional com documentos e wikis costumam optar pelo Notion ou pelo ClickUp.

O Trello pode ser utilizado de forma eficaz por equipas remotas ou distribuídas?

Sem dúvida. As atualizações em tempo real dos quadros do Trello, os comentários nos cartões, a atribuição de tarefas aos membros e o sistema de notificações tornam-no ideal para equipas remotas espalhadas por diferentes fusos horários. Com Power-Ups como o Slack e o Google Drive, as equipas distribuídas podem centralizar a comunicação e a partilha de ficheiros, mantendo todos alinhados sem depender de reuniões separadas para atualizações de estado.